Pyhäjärvi-instituuttisäätiö etsii kasvavan toimintansa vuoksi uusia toimitiloja Eura / Säkylä -alueelta ja pyytää niistä avoimella tarjouspyynnöllä tarjouksia 7.2.2025 mennessä.
Pyhäjärvi-instituuttisäätiön hallitus on päättänyt säätiön vuokratilan hankintakilpailutuksesta, jonka tavoitteena on vuokrata Euran tai Säkylän alueelta säätiön tulevaisuuden tarpeita vastaavat toimivat, turvalliset, tehokkaat ja taloudelliset toimitilat. Instituutti ei tarjoa tonttia, eikä osoita sijaintipaikkaa, mutta tilojen tulee sijaita hyvien kulkuyhteyksien ääreltä ja helposti saavutettavissa.
Hankinnan kohteena on pitkäaikainen rakennuksen vuokraus (käyttöoikeussopimus), jossa vuokrattavat tilat toteutetaan hankintayksikön määritelmien ja vaatimusten mukaisesti. Hankinnan kohteena olevat tilat vuokrataan Pyhäjärvi-instituuttisäätiön käyttöön pitkäaikaisella vuokrasopimuksella ”avaimet käteen” –periaatteella toteutettuna käyttökuntoon.
Hankintamenettelynä käytetään avoimen menettelyn kaltaista menettelyä, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Kysymysvaiheessa tarjoaja voi esittää kysymyksiä, joiden perusteella hankintayksikkö voi tehdä tarjouspyyntöasiakirjoihin tarpeelliseksi katsomiaan muutoksia.
Tilojen tulee täyttää tarjouspyyntöasiakirjojen vähimmäisvaatimukset. Tarjousten perusteella Pyhäjärvi-instituuttisäätiön hallitus valitsee yhden vuokranantajan vastaamaan säätiön vuokratilan toteutuksesta ja vuokrauksesta tämän tarjouspyynnön mukaisesti.
PJI:n toimitilatarpeet, noin 600 m2
Toimistotilat
- Työpiste 35 henkilölle
- 8-10 yhden tai kahden hengen huonetta
- Taukotila (+keittiö) henkilökunnalle
- Henkilökunnan sosiaalitilat
Kokoustilat
- Yksi iso neuvottelutila (50-60 hlöä) (mahdollisuus jakaa kahteen osaan)
- Kaksi pienempää kokoushuonetta
Muut tilat
- Aulatila
- Lämmin varastotila 150-200 m 2
- Varastotilassa tulee olla iso nosto-ovi, esim. Venetrailerin, isojen laitteistojen ja kenttävälineiden siirtämistä varten, mahdollisuuksien mukaan varaston tulisi olla läpiajettava
- Esikäsittelylaboratorio 30 m 2
- Arkisto 10 m 2 (palonkestävä)
- Mahdollisuus toteuttaa myöhemmin
- koekeittiö
- kylmiö
- Riittävä pysäköintialue henkilökunnalle ja vieraille huomioiden sähköautojen lataussäännökset.
- Instituutti edellyttää, että rakennuksen suunnittelussa, käytössä ja arkkitehtuurissa on otettu huomioon instituutin toiminta ja arvot luonnon monimuotoisuuden edistämisessä ja turvaamisessa sekä energiatehokkuus ja ekologinen kestävyys. Tilaajana instituutti haluaa olla myötävaikuttamassa rakennuksen toiminnallisiin ja arkkitehtonisiin ratkaisuihin.
Tilojen tulee sisältää esitetyt tilat ja lisäksi huomioiva:
- käytävät
- talotekniikan vaatimat tilat
- käytävätilojen ja toimistotilojen jäähdytys
- käytävä- ja aulatilat riippuvat toimittajan suunnitteluratkaistusta.
- Tilat tulee varustaa käyttökuntoon sisältäen kiintokalusteet mm. wc, keittiö, kaapit, aulan naulakot, atk-kaapeloinnit, langaton verkko. Jokaisessa neuvottelutilassa tulee olla projisoitavalla seinällä 2-osainen verkkopiste näyttötaulua varten ja taukotiloissa tulee olla taukotilan kiintokalusteet. Työpisteiden ja neuvottelutilojen osalta tulee kiinnittää erityistä huomiota ääniergonomiaan ja -eristykseen
Suunnitelmat
Toimittajan on esitettävä tiloista oma suunnitteluratkaisunsa, jossa tarjouspyynnön mukaiset tilat on huomioitu. Rakennuksen tulee täyttää pysyväisrakennukselle asetetut voimassa olevat rakentamismääräyskokoelman mukaiset vaatimukset lämmön- ja ääneneristyksen, ilmastoinnin, valaistuksen ja pintamateriaalien päästöluokituksen suhteen.
Tarjoukseen tulee liittää L2-luonnostasoiset piirustukset, asemapiirros 1:500, pohjapiirustus 1:100 tai 1:50, julkisivupiirustukset 1:100 ja leikkauspiirustus 1:100. Viranomaismääräysten noudattamisesta, tarkastuksista ja käyttöön hyväksymisestä vastaa toimittaja. Toimittaja vastaa kaikista työ- ja turvallisuusvälineistä.
Toimittajalle asetetut vaatimukset
Toimittaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä toimituksen toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Toimittaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna.
Toimittaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Toimittaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tilaaja tarkastaa tarjoajan luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä.
Tarjouksen sisältö
Tarjous tulee tehdä sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon.
- tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä
- tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset
- tarjous ei saa sisältää mitään ehtoja
Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön toimittaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu allekirjoittamattomana.
Tarjoushinta
Tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan kuukausivuokran alv 0 %. Hintaan lisättävän arvonlisäveron määrä on mainittava tarjouksessa erikseen.
Tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan vuokra-ajan keston, jolle ehdottaa vuokrasopimusta tehtäväksi.
Tarjouksen voimassaolo ja toimitusaika
Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 7.6.2025 asti.
Toimittajan on ilmoitettava tarjouksessaan toimitusaika tilauksesta lukien.
Tarjoukseen liitettävät muut selvitykset
Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista.
Tarjousten käsittely, vertailu ja valinta sekä valintaperusteet
Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1. Toimittajien kelpoisuuden arviointi
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjousten edullisuuden vertailu
Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois toimittajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu poissulkemisperuste. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin.
Jos toimittajalla on edullistamisehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja, jotka eivät heikennä alkuperäisen toteutusvaihtoehdon laatua, näitä käsitellään valitun toimittajan kanssa hankintapäätöksen jälkeen.
Päätöksestä ilmoittaminen
Hankintapäätös toimitetaan sähköpostilla kirjallisesti tiedoksi kaikille tarjouksen tehneille. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon ilmoitus annetaan.
Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Sopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella tai tilauksella.
Tarjouksen toimitusosoite
Tarjous pyydetään jättämään 7.2.2025 klo 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@pji.fi tai osoitteella Pyhäjärvi-instituutti, Teollisuustie 4, 27510 Eura.
Lisätietoja antaa tarvittaessa hallintopäällikkö Markus Vähä-Piikkiö 31.1.2025 saakka. Kysymykset pyydetään lähettämään sähköpostitse (etunimi.sukunimi@pji.fi).
Muut ehdot
Pyhäjärvi-instituutin hallitus pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset tai tehdä osittaisia muutoksia hankintaan, mikäli hankinnan toteuttamiseen koko laajuudella ei ole käytettävissä riittäviä määrärahoja, tai muusta perustellusta syystä.